Las funciones de fecha y hora

sirven para marcar o fechar hojas de cálculo, insertando la fecha y hora actual, o descomponer una fecha para obtener el día de la semana, mes o año. Además permiten calcular la diferencia entre en días entre dos fechas.

Las funciones de fecha y hora están divididas en dos grupos:

           

1. Funciones que calculan el número de días, meses o años entre dos fechas.
2. Funciones que se pueden utilizar para agregar la fecha, hora o día de la semana a una hoja de cálculo.

         

 Las funciones de fecha y hora 

son muy importantes para desarrollar informes financieros o estadísticos.

Las principales funciones de fecha y hora comúnmente utilizadas en Excel son: HOY, HORA, DIA, MES, AÑO

A continuación una breve descripción de las funciones de fecha y hora de Excel.

FECHA

Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.

FECHA NUMERO

Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie.

DIA

Convierte un número de serie en un valor de día del mes.

DIAS360

Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días.

FECHA.MES

Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial.

FIN.MES

Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número de meses especificado.

HORA

Convierte un número de serie en un valor de hora.

MINUTO

Convierte un número de serie en un valor de minuto.

MES

Convierte un número de serie en un valor de mes.

DIAS.LAB

Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas.

AHORA

Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.

SEGUNDO

Convierte un número de serie en un valor de segundo.

HORA

Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada.

HORANUMERO

Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie.

HOY

Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.

DIASEM

Convierte un número de serie en un valor de día de la semana.

NUM. DE.SEMANA

Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año.

DIA .LAB

Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables.

AÑO

Convierte un número de serie en un valor de año.

FRAC.AÑO

Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final.

EJEMPLOS PRÁCTICOS

Lo primero que debes saber es que en el tema de las fechas y horas hay que estar jugando constantemente con el formato de la celda. A veces un simple cambio de formato te da la solución que necesitabas de forma inesperada. Cuando escribes en una celda de Excel 6/8/11 se le asigna de forma automática a esa celda el formato de fecha (dd/mm/aaaa) pero debes saber que afectos de cálculos esa fecha tiene asignado un número (40761). Ese número corresponde con un contador que empieza con la fecha 1/1/1900, a esa fecha se le asigna el número 1, al 2/1/1900 se le asigna el número 2, y así sucesivamente. De manera que es muy importante que entiendas que para Excel 6/8/11 es lo mismo que 40761 es cuestión de elegir el formato (fecha o número) que mejor se adapte a lo que necesitamos.

Por ejemplo, para calcular cuántos días hay entre dos fechas sólo tendrás que restar la fecha mayor menos la menor y si el resultado sale en el formato inadecuado (fecha) sólo le tendrás que cambiar a formato número.

Prueba el siguiente ejemplo:

Recuerda que al resultado de la celda C3 seguramente le tendrás que cambiar el formato a número.

¿Cómo es posible que Excel reste fechas? Es debido a que realmente resta números, acuérdate que “detrás” de cada fecha hay un número así que si cambias el formato de la celda A3 y B3 el resultado es el siguiente:

En otras ocasiones te interesará que el resultado lo de en formato de fecha. Si nos dan una fecha de solicitud y unos días máximos de resolución nos interesarácalcular la fecha límite de resolución:

Es como si a 40761 le sumaras 15, el resultado es 40776 que al pasarlo a formato de fecha da 21/8/11

Ya has visto que cuando restas dos fechas calculas los días que han pasado entre una y otra. Pero, claro, hablamos de días naturales ¿y los días laborables? Para ello existe la función =DIAS.LAB(Fechainicio; Fecha final; Festivos). Para poder usar esta función en Excel 2003 hay que activar un complemento. Puedes entrar en Herramientas, Complementos y marcar Herramientas para análisis, de esta manera podrás usar esta función y muchas más que no estaban instaladas por defecto.En Excel 2007 y 2010 viene “de fábrica”.

Prueba el siguiente ejemplo:

La función DIAS.LAB calcula los días transcurridos entre dos fechas quitando los fines de semana (sábados y domingos) y los festivos indicados en el rango del tercer argumento.

Aquí hay diferencia de opiniones porque hay quien dice que el sábado es laborable y hay quien dice que el fin de semana entero es festivo, la función DIAS.LAB considera esto último.

Para solucionar este dilema la versión 2010 de Excel ha sacado la función =DIAS.LAB.INTL(fecha_inicial; fecha_final; fin_de_semana; festivos) donde en el argumento “fin de semana” se puede elegir qué consideramos como festivo siguiendo los siguientes códigos:

Pasemos a las horas y minutos.

Cuando en una celda escribes 9:54 Excel le asigna el formato de horas y minutos h:mm y cuando escribes 9:54:25 se le asigna formato de horas, minutos y segundos h:mm:ss

Pero “detrás” de ese formato también hay un número. Las horas, minutos y segundos tienen una equivalencia numérica que es con la que Excel opera. ¿Cuál es esa equivalencia? Pues resulta que cualquier horario que escribas tiene un valor numérico de cero y unos decimales que representan la parte proporcional de un día de 24 horas. Por ejemplo las 6 de la mañana (6:00) equivale a un cuarto de día, es decir, 0,25. Las 12:00 sería 0,5.

Escribe en cualquier celda de Excel 8:15 y cuando le cambies el formato a número verás que sale 0,34375. Ve haciendo pruebas hasta que lo asimiles. Las 24:00 será el número 1.
Por eso también puedes restar horas minuto y segundos porque realmente lo estás haciendo con números.

Hasta aquí es bastante básico. Los problemas se plantean cuando hablamos de horarios de diferentes días. Debes saber que en la misma celda puedes escribir una fecha y un horario dejando un espacio entre ambos. Por ejemplo para indicar el día 6 de agosto de 2011 a las 5 y 20 de la tarde lo puedes expresar en una celda como 6/8/11 17:20, prueba a escribirlo en una celda vacía de Excel. Si entras a ver el formato de la celda verás dd/mm/aaaa hh:mm.
En este caso el valor numérico que Excel le asigna es un número con decimales. La parte entera es la que se le asigna a la fecha y la parte decimal es la equivalente a la hora. Si le cambias el formato a la fecha anterior y la muestras como número aparecerá la cantidad 40761,72222. Es la suma de 40761 de la fecha y de 0,72222 de la hora. Incluso podrías sumar una celda que contenga una fecha con una celda que contenga un horario, eso sí, las tres celdas tienen formato diferente.

Una vez que comprendemos la manera en que Excel interpreta la información de fechas y horas estamos en disposición de afrontar cualquier cálculo. Por ejemplo si tienes diferentes fechas y horas, ¿Cómo calcular el tiempo que pasan entre ellas?, es decir, ¿Cómo calcular cuántos días, horas y minutos hay entre dos fechas?

Primero te pongo un ejemplo en el que tienes en la misma celda la fecha y la hora:

Si te fijas en las fechas a la ligera dirías que han pasado 3 días sin embargo si compruebas con detenimiento las horas falta 1 hora y 5 minutos para completarse el tercer día.

¿Cómo es posible que se resuelva así de fácil? Te cuento. El valor real de la celda A3 es 40762,4375 (prueba a cambiar el formato de la celda A3 a numérico) y el valor real de la celda B3 es 40765,39236. Recuerda que la parte entera representa el valor numérico de la fecha y la parte decimal es equivalente a la hora. Si restas esos dos valores da 2,954861111. La parte entera es 2. La función RESIDUO se queda con la parte decimal (0,954861111), que al darle formato de horas y minutos da el resultado que esperábamos.

En ocasiones te encontrarás con que la fecha y la hora están en celdas diferentes:

En este caso lo que debes hacer (como puedes comprobar en la imagen) es sumar la fecha y la hora antes de hacer las restas, es decir, sumas 40762 (A4) más 0,4375 (B4) y da 40762,4375 que es la cifra con la que partíamos en el ejemplo anterior.

Un matiz muy importante a tener en cuenta es que cuando escribes en una celda 13:25 estás indicando a Excel que son las 13:25 en el reloj. Cuando insertas en una celda 13:25:40 significa que son las 13 horas, 25 minutos y 40 segundos.

A veces no querrás indicarle a Excel una hora de reloj sino que ha pasado un tiempo determinado. No es lo mismo decir “son las 13 horas y 25 minutos” que “han pasado 13 horas y 25 minutos”. Por ejemplo en el primer caso no tendría sentido escribir 43:50 en una celda de Excel, esa hora no existe, pero en el segundo caso sí.

Para que Excel lo entienda en un sentido o en el otro el truco está en el formato de la celda. El formato h:mm indica  hora de reloj y el formato [h]:mm indica tiempo. De esta manera podrás poner en Excel 43:50 siempre y cuando el formato de esa celda sea [h]:mm

Aquí tienes un ejemplo:

Si hubieras sumado la columna D sin más no hubiera salido ese resultado pero con sólo cambiar el formato a [h]:mm ya lo tenemos. Por eso te decía al principio de este tutorial que con el tema de las fechas y las horas un simple cambio de formato puede ser la solución.

El valor real de la celda D10 es 1,431944444. Cada vez que las horas superen 24 se le suma 1 a la parte entera y el resto es la parte decimal. Por ejemplo 50:25 han pasado dos días completos y 2 horas y 25 minutos. Por eso el valor real de 50:25 sería 2,100694444. El 2 indica los días y el 0,100694444 sería la parte proporcional de día que queda, que pasado a formato de horas y minutos sería las 2:25 que quedaban.

Por ejemplo, partiendo de un tiempo hay que calcular cuántos días y horas son:

¡Qué simple! ¿Verdad?

Me gustaría contarte la función HORA(), MINUTO() Y SEGUNDO(). Estas funcionesextraen de una hora (h:mm:ss) las horas, los minutos y los segundos respectivamente.

Por ejemplo si en la celda A1 hay escrito 19:25:30 la función =HORA(A1) dará 19, la función =MINUTO(A1) dará 25 y la función =SEGUNDO(A1) devolverá 30.
Esto te resultará muy útil en aquellos casos en los que hay que pasarlo todo a minutos para multiplicar por algún importe en concreto. Por ejemplo:

Te explico la fórmula de la celda D4. Por un lado sacas las horas de la celda C4 y las multiplicas por 60 para pasarlo a minutos HORA(C4)*60, por otro lado extraes los minutos con MINUTO(C4) y por último calculas cuantos minutos son los 20 segundos de la celda C4 con SEGUNDO(C4)/60. Todo eso sumado nos dice cuantos minutos son 5 horas, 44 minutos y 20 segundos. Nos quedaba por pasar a minutos los 10 días con B4*24*60 que sumado a lo anterior da los minutos totales:

RESUMEN:

                                                            Las funciones de fecha y hora

sirven para marcar o fechar hojas de cálculo, insertando la fecha y hora actual, o descomponer una fecha para obtener el día de la semana, mes o año.

FUNCIONES:

El siguiente resumen muestra la lista de cuales son las funciones de fecha y hora predefinidas en Excel.

FECHA	FECHA NUMERO	DIA
DIAS360	FECHA.MES	FIN.MES
HORA	MINUTO	MES
DIAS. LAB	AHORA	SEGUNDO
HORA	HORA NUMERO	HOY
DIASEM	NUM.DE.SEMANA	DIA.LAB
AÑO	FRAC.AÑO

3. Recomendaciones:

-En Categoría de la función: seleccione Fecha y Hora, a la derecha en Nombre de la función: aparece la lista de todas las funciones disponibles para manipular fecha y hora.

-A continuación se va a explicar la utilización de cada una de ellas.

-En cualquiera de las versiones que se posea de Excel, las funciones van a ser las mismas o van a cambiar en pequeña medida. El funcionamiento de la hoja electrónica va a ser similar, lo único que se hace es incluirle mejoras.

4. conclusiones:

Estas funciones pueden ser muy útiles al Trabajar con textos, y pueden combinarse para obtener mejores resultados, por ejemplo podemos usar la función de de fecha y hora comúnmente utilizadas en Excel son: HOY, HORA, DIA, MES, AÑO

5. BIBLIOGRAFIA

*http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/que-y-cuales-son-las-funciones-de-fecha-y-hora-excel/

*http://www.aulafacil.com/cursosenviados/funcionestextoexcel/Lecc-3.htm

*http://josenrique.es/2011/08/calculos-con-fechas-y-horas-en-excel/